肺炎疫情企業因應法則！善用雲端讓危機變轉機

▲企業運用Google雲端辦公工具，可以輕鬆改變工作型態。（圖／田中系統提供，下同）

科技中心／綜合報導

據統計工作佔了人生1/3以上的時間，若是有快速、聰明的辦公智慧應用，不但能提高產能，還能讓工作時更加輕鬆，Google應運而生的雲端辦公工具G Suite，正是科技為人們解決問題的絕佳表現。當面臨無法預期的天災或突發狀況時，每天「到公司上班」、「在辦公室工作」的正常模式不得不改變，企業該如何讓績效與營運維持正常，又能讓員工工作效率大提升呢？

在台灣深耕多年的田中系統，早在今年2/3起就利用雲端科技以及轉換硬體設備，讓員工不需要進辦公室，就能遠端工作，並且詳細記錄過程，與其他企業分享如何使用Google G Suite遠端協作辦公的經驗。

總經理田中志幸說：「我們本身是Google雲端辦公工具-G Suite的經銷商，公司也使用這套工具，G Suite是改善整合工作模式的一個非常好用的工具。」經由活用G Suite的功能，田中系統全體員工快速轉換成「臨時」在家工作模式。因為G Suite的雲端系統功能，基本的郵件、檔案分享完全沒有問題，加上會議也是使用Google Hangout Chat視訊，「面對面」即時連線溝通零距離。「一直以來台北辦公室跟馬來西亞分公司，上班時間便以視訊即時連線對話，也習慣用視訊工具來開會。」另外公司使用IP電話，員工在家裡可以直接用電腦或手機接聽、撥打公司電話，還能內線轉接給同事，功能跟在公司裡完全一樣。連傳真也自動上傳到雲端硬碟，Google Hangout Chat會即時通知。



▲Google G Suite視訊會議不受限空間、地點，順利進行面對面通訊，決策更快速。

很多企業不知道該如何開始，害怕雲端化，其實只需要找到提供專業雲端導入規劃，且服務完備的中間商當做橋樑，耗費的時間和人力成本就會大幅下降，一旦出現突發狀況，中間商也能馬上排除問題。田中系統正是利用自身的專業活用G Suite的功能，才能僅用幾天的時間就流暢轉換成在家工作模式，總經理田中志幸也將這次心得分享在部落格中，讓考慮雲端化的企業或對改善工作模式有興趣的人參考。

例如這次新冠肺炎的疫情影響，田中志幸表示：「我不是推薦所有公司導入在家工作，但像我們有G Suite的公司，就能輕鬆開始進行轉換工作模式。首先是能降低公司群聚感染的風險，再來因為有了工作彈性，減少大量上班族需要通勤、同時擠在公共運輸系統上的狀況。員工能在疫情確定結束後，再回到公司上班。」談到公司營運方面，田中志幸笑說：「目前營業收入完全沒有影響，唯一擔心的是，疫情一旦拖久，到時大家反而習慣在家工作，回到工作場域時會有種許久不見的緊繃感。」



▲工作範圍不再僅限於辦公室內，家中、戶外、移動中都能隨時投入處理。（圖／翻攝自PAKUTASO）


想要嘗試卻還是擔心轉換工程浩大？田中系統榮獲Google Cloud Partner「工作模式轉型」專業認證，為每位客戶安排一對一專屬的G Suite專家，介紹最合適的系統方案，若還想讓系統應用更完善，加速工作效率，例如優化工作流程、工作自動化等，不必煩惱自家公司沒有IT，田中系統會依照需求，給出結合其他工具的最佳規劃建議。台灣至目前已有2000家企業成功導入，使用後的續約率達95%，客戶滿意程度相當高。

在瞬息萬變的時代，田中志幸認為企業需要危機管理，「對市場或環境變化要有彈性。」所謂危機就是轉機，不論是企業或員工個人，具備未雨綢繆的思慮，迅速應對的機制，再加上善用資源減低工作負擔，就能幫助自己在競爭激烈的職場中脫穎而出。

雲端跟遠端在這波疫情真的是實用