辦公室也需要大掃除！達人教你7個提昇工作效率的整理術

我在日商工作十幾年了，又因為是製造業，公司對於5S特別要求。從一進公司就開始接觸，而後也經過專門的培訓課程，直到成為高階主管，更加重視這一塊。     5S是什麼

5S是一種管理活動，起源於日本，是由五個日文讀音開頭為S的名詞所構成的管理流程。目的是為了改善企業體質以及工作環境，增進工作效率。可用於生產管理、倉儲管理、檔案管理等工作流程。  

1.整理（SEIRI） ：區分要與不要  2.整頓（SEITON） ：要的東西分類後明確定位跟標示 3.清掃（SEISO） ：定期清掃  4.清潔（SEIKETSU）：制定3S的制度跟程序，以維持整潔狀態 5.素養（SHITSUKE）：培養每個人養成良好習慣（自律)

  因為整齊的工作環境，對於好品質跟高效率有非常大的關聯。原先我只是在公司運用5S，斷捨離後也將5S結合在日常生活以及到府教學。  

斷捨離中的斷為斷絕不需要的東西，捨為捨棄多餘的物品，指的就是5S中的第一步驟－整理。再來才做5S中的第二步驟－整頓：將要的東西分類、定位（收納）跟標示。

  所以常說要先斷捨離物品，才能談收納，就是這樣的道理。沒有先斷捨離，沒有先整理，就收納，也只是越收越亂。有了以上認知後，接下來介紹辦公室整理術。     小印的工作整理術

1.丟掉用不到的文件  每年年底進行文件整理，確定未來用不到的直接丟 。


▲一直以來都讓自己的資料、筆記本、講義維持在一個抽屜的量就好。（圖片提供／小印）

   2.淨空桌面

平常桌面要淨空，沒有任何跟工作無關的東西。整齊的辦公桌會讓上司老闆有好印象，因為一個人的狀態會表現在他所處的環境。（但堅持電腦桌布要定期換成最愛的卡娜赫拉，療癒工作疲累）（圖片提供／小印）  
▲辦公桌（實在很想將右邊的資料夾收起來，但這是讓同事放給我的文件，所以一定要放在桌上。）（圖片提供／小印）   

3.收整電腦桌面的捷徑  電腦桌面上的捷徑都是每天會用到的，其他收起來，維持在十個以內。

   4.只留下用得到的文具

文具不用太多，留每天都會用到的就好，筆一種只要一支。不常用的放在公用區跟同事共用，也可以幫公司省錢。   

5.廢紙也妥善放置  為了環保，廢紙也要好好管理。


▲左邊放每天都會用到的表單，右邊放廢紙（這是學前日本上司的習慣哈哈），這廢紙背面內容有公司機密，所以只能我自己用在影印其他機密文件。（圖片提供／小印）

   6.用餅乾盒輔助收納

用餅乾盒（也可用市售分隔盒）分類各項文具。  
▲最喜歡用餅乾盒來分格，除了左下方的備品欄跟上方的名片以外，其他都是每天會用到的文具，一個都不能少（圖片提供／小印）   

7. 整理電腦檔案  十年前剛進公司時公司檔案非常混亂，每個人的檔案都存在自己的電腦，也沒共用，文件版本混亂，自己工作時也覺得很沒效率。後來我向公司提出改善提案，主動提議將公司所有人的檔案都收集、整理，去蕪存菁，集中並放置在共用電腦，規劃每個單位的資料夾以及分類，並做一覽表讓大家方便使用，就這樣一直沿用至今。


▲最愛這格。（圖片提供／小印）

   讓我最引以為豪的就是，當淨空桌面後，同事在半年後也自己默默開始斷捨離抽屜跟桌面的東西。本來桌面堆滿東西，常常找東西找不到，又會懷疑是別人隨便拿走，後來變成以下照片這樣，非常清爽呢！而且再也不復亂，因為他已經享受到桌面淨空所帶來的工作高效率囉。整齊的工作環境會讓人工作起來更有效率，思緒更清明，找個時間來整理你的工作桌吧。


▲同事有一天受我影響開始整理，桌面變成非常清爽，工作更有效率！（圖片提供／小印）

   整理鍊金術師 小印   
曾經是個擁有上萬件物品的購物狂，個性念舊惜物，也囤積了大量從小到大的物品。 因失戀開始大量斷捨離，以19年的網拍專長，在兩年內從雜物中回收50萬，達成少物簡單生活，並於2018年轉職成「整理鍊金術師」。 帶著環保跟助人的理念，協助曾經跟她一樣被混亂生活所困、被大量雜物所包圍的人， 教人透過整理來鍊金，讓人越整理越豐盛，展開自由的第二人生！  粉絲專頁：https://www.facebook.com/lifealchemy05/
網站：https://life-alchemy05.com/
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