幽靈委員 The Ghost Commissioner by C. Gregory, AICP
規劃委員會中也會有冗員的存在﹐如何避免這種情況
資料來源：規劃季刊‧1992秋季號 Planning Commissioners Journal Article
和其它自願性的委員會一樣，計畫委員會經常必須應付這種成員間不愉快的問題；不論是實際上的缺席或是沒有基本的準備。我們大部份都已經經驗過這種挫折，就是當你出席一個會議時才發現自己是唯一前來的，而那些幽靈委員沒有出席。而另外一種挫折就是體認到一些特別的委員總是不會為會議來作一些準備工作：不是沒閱讀資料，就是沒熟悉法規，或是沒看這個基地。
這是一個困難的問題；因為沒有人想要一個沒權力又沒效率的問題。。換面來說﹐假如這種狀況沒有被找出來﹐結果會造成許多問題。它會使得其它的職員與共事的委員們士氣低落﹔而更難在期限內完成決策﹐就算偶而能即時完成﹐也要看能不能湊齊法定人數作決策。這樣對申請人和大眾是一種傷害﹐他們有資格在計畫審議時表示不滿。最後﹐也引起那些守本份的委員的憤慨﹐製造一個沒有什麼公權力的委員會。
當然，這問題的原因或許是己經廣為流傳﹐很多缺席似乎是合法的﹐時程的因素常使得他們很難得來準備和出席會議。但是時間常常只是幽靈委員們對委員會不重視的反映而已。那也反映出那些委員當初接受這個職位時﹐只是注意到本身的利益或是只是為了這個名譽而已。
這類問題的真正解答是採取行動來避免它。首先，要有一個合適的標準與定義過的程序來處理一個那些習慣缺席或是常不準備的委員。
第一點，為了防止這類的問題﹐委員會應該檢討他們選擇新委員的流程﹐找出不是由委員會所任命的新委員﹐還有由立法機構或最高行政官員指派的。而且必須要保證下列事項﹕
保證達成身為一個規劃委員要具備的服務水準。
需要花費時間去了解會議必須之家庭作業。
要了解﹑探究當事人的用意與動機。
那一些是當事人所承諾的一些準則。
此外，處理此類問題的程序應該要設定在未來﹐同時個性不能是一個問題﹐個人情感不能投入太多。
解決這類問題的最好機制是建立一些附則。例如可以用每年的缺席率﹑建立委員的轉換程序。你的委員會也可以每年召開一個特別的會議來討論會議的時間表﹑分配資訊的程序﹑與來年的期望。另外一個有用的主意是請你們的主席或計劃董事做一個簡短的說明﹐關於新任委員他們的責任。
不論是新任的委員或是有經驗的委員﹐都應該要提醒他們﹐美國規劃協會所要求的專業倫理原則﹔而規劃的官員必須完全的遵守及用心在規畫服務上﹐如果做不到﹐可以要求這個官員辭職。（有關於規劃的專業倫理﹐可以向美國規劃協會索取）
如果不幸的事實是你的委員會中正好有一個幽靈委員﹐沒有簡單的答案。關鍵是在適當的地方來嘗試防止這類事件；如果失敗了﹐寫下程序去交涉它。--------------------------------------------------------------------------------
C. Gregory Dale
作者是Pflum, Klausmeier & Gehrum聯合工程顧問公司的一位規劃師，在俄亥俄州的辛辛那提市工作。他也曾是美國規劃協會、俄亥俄州分部的總裁，經常在規劃或分區使用管制的研討會上發表演說。
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規劃委員：Planning Commissioners。
規劃委員會：Planning Commission。
道德：Ethics，專業倫理。
美國規劃協會：American Planning Association。
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Copyright(c) Planning Commissioners Journal, 1992
Translated by Acina, 2/21/1996 |
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